一. 列出可供选择的清单
根据会议的类型、规模，选择相应级别的会场，并制作会议场所清单表，清单表上包含的内容应有会议要求的所有重要条件，表明了酒店的软硬设施好坏，便于各个场所的比较和选择。
二. 选择合适类型的场所
选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
酒店：
1、按类型划分
◆商务型酒店：这类酒店可提供先进通讯工具、适合会务，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
◆度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。现今，度假型酒店也提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，大大方便了会议单位。
2、按地点划分
◆位于市中心：位于理想城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，因为其交通便利，商业繁华，容易被 会议策划者选择，需要考虑的是酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。
◆位于市郊：对于需乘飞机从外地而来的与会者来说，位于市郊的酒店可能不是很吸引人。从机场至会场和住地要花不少时间，不适宜选择这类酒店，而对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店也是大受欢迎的。
三. 会议类型与场所的搭配
主要有以下几种搭配类型：
◆举办培训活动的最佳环境是成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。
◆研究和开发会议适合选择培训中心或其他宁静场所。
◆学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店）。
◆重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。
◆对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市的交通必须便利。
四. 现场参观注意事宜
参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：
◆报价方（酒店）接受和同意会议明细表中各项事宜；
◆报价房（酒店）应是侯选名单中较好的一个；
◆对报价（酒店）方拟订的合同条款基本接受。
五. 亲临现场实地考察
对于亲临现场进行考察应注意以下几点：
◆会见能做决策的人；
◆在酒店建议的日期去进行参观；
◆考虑是否需要以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况，还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；
◆考虑另一家酒店作为“备选”。
