会议接待流程

会议服务流程： 

一、会前准备 

1、与会议主办者洽谈，了解主办方对会议的要求 

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价 

3、由专人协助主办方进行实地考察 

4、及时准确提供机票、火车票、酒店信息 

5、与会议主办方确认会议接待方案 

6、与会议主办方签订会议接待标准合同 

7、与酒店签订会议用房、会场、餐厅的标准合同 

8、开始筹备会议：邀请相关领导、新闻媒体；准备接待资料、会议配套商务服务与公关礼仪及设备租赁等 

二、会中服务 

1、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务 

2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作 

3、提供专业外语翻译、摄像、礼仪公关和文秘服务 

4、协助会务组在签到处分发房间、整理记录、协助分发礼品及为各房间派送水果等工作 

5、参会代表入店、离店前，有专人协助办理入店、离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续 

6、提供会议期间及时叫早、叫醒服务，使参会代表安心休息 

7、提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务 

8、为参会代表提供多条考察线路，并安排好吃、住、行、游、娱等事宜 

9、协调会议期间的交通工具的安排 

10、代订参会代表的返乘交通票务并代办其他委托代办服务 

三、会后总结 

1、会后进行服务的总结、评估、收集意见反馈 

2、制作会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的总汇 

3、制作参会代表通讯录 

4、欢送参会代表 

5、与会议主办方结算费用 

四、我们的接待范围： 

各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议 

五、我们能为您提供：

1 、根据客户的意愿、要求、策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化 

2、免费代订各星级酒店、根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅、并提供各类型会议餐、会议用车，给予客户最优惠内部协议价，做好用房、会议室的使用及各项工作 

3、会议期间免费提供1—2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作：包括办理代表签到、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作，做好会议期间的协调服务工作 

4、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站接送参会代表，代订返程票 

5、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务 

6、按照要求及会议的具体需要；提供白板、纸笔、音响设备、投影仪等各种会议设备 

7、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议 

8、按要求为会议期间的重要客人（VIP）提供特殊照顾、服务（如提供高档豪华专车、娱乐建议等） 

9、以最优惠的价格、最优质的服务、组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的“吃、住、行、游、购、娱”的各项观光考察安排.