大同会议接待方案

大同会议接待方案

一   接待程序

1筹备：根据参会人员名单，提前将参会人员编号并将所住酒店分好，如果在三个酒店，每个酒店一个小组长，个酒店小组长应该主动安排工作人员提前与客人沟通，自我介绍并将会务组负责人的姓名、联系方式，让客人在抵达大同之前就知道自己要去哪里报到，有问题需找哪位会务组工作人员解决，并且要以短信的形式再次通知参会人员即将要住酒店的地址、电话等等。筹备工作非常繁琐，但十分重要，如果前期工作到位，后面的工作才能顺利进行。

2接送：会议人数较多，规格较高，所以最容易乱的地方就是第一天的接送。接送小组建议分成两组，飞机组和火车组，飞机组4人，火车组4人，飞机组全天后在机场接机，每一航班与列车都要有工作组人员，工作人员确认参会客人住哪家酒店分别将车上的客人送往不同的酒店，并记录人数。包证接机（站）当天从早上第一班航班和列车到最后一班都有人接站。还要提前准备比较大的、醒目的接站牌。

3报到：报道包括签到、分房、收费、问询、订票等5个程序，所以至少每个酒店要安排5人，签到人员应提前准备好签到表格2到3册，分房人员要提前分好房，在客人还未到之前就要在房卡上注明客人的姓名，客人一到不需要等候就可以拿到房卡，要求酒店每间房提供两张房卡，即使房间还没有打扫出来，也要把房卡先刷好，拿多少房卡就让酒店提前开好房卡押金条，给客人房卡的同时要收回房卡押金交给酒店，退房时由客人自己与酒店退房卡押金。分房人员要将房号准确统计给签到人员。如果有需要收费，应该提前准备验钞机、计算器、发票、零钱等，闻询人员要掌握返程航班、列车时刻、各酒店负责人员姓名、电话等，订票人员因提前准备好收据，如需要预定机票和火车票的人，要收一些押金，以免产生损失。

4用餐:会议用餐因为人多可能会有一些混乱，所以工作一定要提前盯餐，无论自助餐还是桌餐一定要提前40分钟进餐厅，要求服务员提前打开冷气，客人用餐过程中工作人员要叮嘱服务员加菜加茶，要让客人感觉到我们的服务随时存在。

5会议：会议开始是最安全的时候，但是还是不可以掉以轻心，所以要提前1小时检查会场，看横幅是否挂好，音像、投影都要试一下，另外会议人数较多又不在同一酒店，所以要提前安排用车在酒店门口等候，将参会客人送至主会场。

6旅游：我们会安排工作车全程跟踪服务，在客人用餐前到餐厅盯餐，在客人到景点前买好门票，在车上发给客人，以免大家等候。总之一切服务早于客人到达。

7会后旅游：会后旅游属于延伸服务，最好化整为零操作，每团都安排优秀的导游接团，为大家提供最优质的服务。

二     会议行程安排