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无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：
1、需要做些什麽？
会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。
2、谁来筹划会议？
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。
● 善于与人共事
● 善于注意小节
● 善于解决问题
● 善于与人协商
● 能够管理会议财务事宜
● 熟悉酒店运作
● 能够安排恰倒好处的菜单
● 能够熟练操作电脑
● 能够熟练地与视听服务公司打交道
● 能妥善接待贵宾和外国客人
● 熟知各种礼仪
● 行事果断、执着
会议筹划者的任务：
● 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
● 制定会议议程
● 了解可供使用的场所和设施情况
● 选择或提议合适的场所
● 检查并比较各项设施
● 安排交通事宜
● 协调会务工作人员的活动
● 招收、培训会务人员和广告人员
● 制定可行预算或按既定预算安排有关工作
● 确定各项工作的时间安排
● 视察选定的场所和设施
● 与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
● 确定印刷公司
● 安排食品、饮料有关事宜
● 讨价还价
● 同会议发言人和各位贵宾进行联系
3、主要会议类型：
● 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
● 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
● 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
● 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
● 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
● 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
● 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。
4、会议筹划步骤：
目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：
● 培训 ● 通知 ● 教育 ● 探讨问题 ● 做决策
● 引入新事物或介绍新人员
● 激励 ● 开发 ● 展示 ● 促进与改善 ● 解决问题
● 讨论如何赢利 ● 赢利
5、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
● 预计召开会议的日期；
● 会议预计召开几天；
● 打算在什麽地方召开会议；
● 会议形式或程序是什麽；
● 需要多大的场地；
1、海口是各种销售会议、培训的优良场所
2、三亚是外企奖励休假会议活动最佳选择
A、会议简介 B、会议推荐日程
C、会议服务内容 D、会议成功案例
E、会议设备 F、设施
会议推荐日程
日程一：
1、接站
地点：（美兰机场、秀英码头、新港码头）
本公司接送人员根据会务组提供的会议代表到达的时间表，负责接待全国各地抵达海口的与会代表，安排会议接送专用车将代表送至会议各报名地点。接待人员协助会务组作好代表们的报告登记，领取会议资料等事宜，负责办理返程机、车、船票，安排下榻。
2、进行会议
开会（会议程序与内容由会务组安排），宿海口。
3、参观考察
1、红色娘子军纪念园、万泉河、地矿、热带植物园、东南亚风情呀、温泉浴宿兴隆。
2、牙龙湾中心广场、贝壳馆、珍珠文化馆、大东海、品海南苦丁茶、宿三亚。
3、天涯海角、南山文化旅游区、黎村苗寨（自理）、日月湾、特产大世界、宿海口。
4、送站。
会议接待人员负责送会议代表离琼返程
日程二：
1、接站
地点：三亚凤凰机场、汽车站
本公司接送人员根据会务组提供的会议代表到达的时间表，负责接待全国各地抵达海口的与会代表，安排会议接送专用车将代表送至会议各报名地点。接待人员协助会务组作好代表们的报告登记，领取会议资料等事宜，负责办理返程机、车、船票，安排下榻。
2、进行会议
开会（会议程序与内容由会务组安排），宿海口。
3、参观考察
１、亚龙湾沙滩漫步、珍珠文化馆、西岛观光（自理）、品苦丁茶，宿三亚。
２、天涯海角、南山文化旅游区、鹿回头风情园 宿三亚。
３、送站。
会议接待人员负责送会议代表离琼返程
会议服务内容
★海南省各宾馆、酒店的优惠价订房。
★提供会议住址及相关等级的选择。
★从开幕至闭幕的整体策划、运作。
★预订设计、布置专用会场、会议室、展厅。
★邀请领导人士、讲师、同行代表、新闻单位、文艺界演员。
★组织接送会议代表。
★会议录相、摄影、广告宣传。
★编写会务资料和考察材料、代办邮件、传真等商务代理。
★会议纪念礼品。
★租车、包团、导游服务。
★会议期间的旅游、观光、考察。
★代售返程机、车、船票。
★全国各地优惠价订房、旅游。
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