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纪念钱塘江大桥通车70周年学术交流会1
来 源: 杭州美之旅会展服务有限公司 发布时间:2008-08-26 10:07:58.0
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 会议横幅

会议简介:


为总结我国桥梁建设的丰硕成果,进一步提高桥梁建设水平,为桥梁工作者搭建沟通交流的平台,弘扬茅老的崇高精神,作为纪念钱塘江大桥建成通车70周年系列活动之一,中国土木工程学会、茅以升科技教育基金会和中国工程院土木水利与建筑工程学部定于2007年9月27日在杭州举办“纪念钱塘江大桥通车70周年学术交流会”。本次会议本着交流成果、总结经验、积极推进桥梁事业的原则,就我国桥梁规划、设计、建造、维修与加固等方面的研究和应用进行广泛的学术交流,同时将邀请国内著名院士、专家做特邀主题报告。为总结我国桥梁建设的丰硕成果,进一步提高桥梁建设水平,为桥梁工作者搭建沟通交流的平台,弘扬茅老的崇高精神,作为纪念钱塘江大桥建成通车70周年系列活动之一,中国土木工程学会、茅以升科技教育基金会和中国工程院土木水利与建筑工程学部定于2007年9月27日在杭州举办“纪念钱塘江大桥通车70周年学术交流会”。本次会议本着交流成果、总结经验、积极推进桥梁事业的原则,就我国桥梁规划、设计、建造、维修与加固等方面的研究和应用进行广泛的学术交流,同时将邀请国内著名院士、专家做特邀主题报告。

 
会议背景:
     此会为“纪念钱塘江大桥通车70周年纪念会”的一个学术交流研讨会
一、会前准备:在接到该会时,美之旅了解了会议性质及大致情况,协助会务组选择合适的酒店:因该会务组是北京的,美之旅经过筛选推荐了两家比较合适的酒店,并将酒店资料汇总至会务组,由会务组确定最终会议酒店;考虑到整体会议的地理位置、交通情况及周边环境,最终将会场及住宿安排在一家具有很高评价的星级会议酒店内;双方经过研讨确定了一套严谨的会议接待方案:按日期分布,将具体细节、事项责任落实到个人;美之旅与会务组双方在诚信合作的基础上签署了会议协议。
 二、前期准备:将酒店的详细信息(包括会场信息、餐饮信息等)反馈给会务组,确定指示牌、横幅、会场背景板等制作,确定会场布置方案,逐步落实餐饮安排、会议用品采购、酒店用房情况跟进,需接站人员名单登记等,不断完善会议接待流程方案.

三、会场提前布置:

     会议签到之前一天,将会议欢迎横幅、指示牌、签到台等按照合理位置摆放;会议召开前一天将会场按照原先计划布置到位,背景板安装到位,投影仪、等离子电视等调试到位.

 欢迎横幅

四、会议签到

A、机场接机、车站接站

   美之旅安排一名总调度,负责与会务组跟进最新接站人员信息,并及时将最新信息反馈给各接站人员;分别安排两名工作人员负责在机场、火车站出口显要位置举接站牌迎候各参会代表,根据各代表到达时间合理调配接站车辆,尽量减少来宾等候时间。

B、酒店签到

   美之旅安排两名以上工作人员协助酒店及会务组做好来宾登记、资料领取、解答会议行程咨询、房号登记、返程票务预订等.

1、保持签到台的整齐、干净,提前摆放好签到时所需物品(会议资料、会议行程单、来宾登记表、笔记本电脑等)

2、准备好来宾详细名单,与接站人员保持密切联系,掌握最新来宾信息.

3、向酒店先领取部分房卡,在签到台办理入住手续,确保来宾签到时能快速入住。

4、做好来宾签到登记,接待人员热情周到,保证签到台前三位以上座席,每座席前至少两张登记表,减少来宾高峰期时的人员等候时间,做到每记一查,不清即问,防止因看不清字迹而导致最终参会代表联系名单有误以及其他参会信息。

5、对需要预订返程票的参会人员做好登记并及时反馈票务信息

6、解答参会代表关于杭州的咨询信息,提醒其保管好贵重物品及其他注意事项

7、整理参会人员名单,做成通讯录,以便会议结束时发放到每个参会代表手中;

   根据来宾登记制定返程人员名单,排好返程送站、送机时刻表
 

五、会议现场

    1、会场:开会期间会场内工作人员及时到位,摄像、摄影师到位,对会议现场进行全方位的拍摄。会场外,设立签到台,安排工作人员负责票务预订,会议咨询等,保持场外肃静。

    2、餐饮:根据会议的实际情况,将此会用餐形式分为中餐的自助式(有利大家自主安排时间)和晚餐的围桌式(便于大家交流).餐饮组人员与餐厅做好沟通,核实用餐时间、保证餐饮质量、引导来宾用餐入席.

    3、摄像:全程会场摄像,会后合影留恋。

 会议图片1
 会议图片2
 六、万人接力长跑活动
2007年9月26日,会议代表参加了由政府统一组织的参观钱塘江大桥、 “传承桥梁民族精神”万人接力长跑活动。美之旅一早就安排好车辆,在酒店门口恭候各位,提前将会议代表送到活动现场。
 长跑1长跑2
  七、会后送站、送机安排
    美之旅根据制定的送站名单表,合理安排车辆送站、送机,协助各会议代表办理登机牌、行李托运等。
  八、会后小结
   此次会议虽然是美之旅与该会务组的第一次合作,但因会议前期准备比较充分,加上双方合作上的默契,最终会议圆满结束,美之旅的服务得到了会务组及参会代表的一致好评,有些参会代表在美之旅细心、周到的服务中,情不自禁得发了一句感叹:“杭州真是山美水美人更美,此次会议接待的小姑娘们不仅外表美,心灵更是美啊!”

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