四、会议签到
A、机场接机、车站接站
美之旅安排一名总调度,负责与会务组跟进最新接站人员信息,并及时将最新信息反馈给各接站人员;分别安排两名工作人员负责在机场、火车站出口显要位置举接站牌迎候各参会代表,根据各代表到达时间合理调配接站车辆,尽量减少来宾等候时间。
B、酒店签到
美之旅安排两名以上工作人员协助酒店及会务组做好来宾登记、资料领取、解答会议行程咨询、房号登记、返程票务预订等.
1、保持签到台的整齐、干净,提前摆放好签到时所需物品(会议资料、会议行程单、来宾登记表、笔记本电脑等)
2、准备好来宾详细名单,与接站人员保持密切联系,掌握最新来宾信息.
3、向酒店先领取部分房卡,在签到台办理入住手续,确保来宾签到时能快速入住。
4、做好来宾签到登记,接待人员热情周到,保证签到台前三位以上座席,每座席前至少两张登记表,减少来宾高峰期时的人员等候时间,做到每记一查,不清即问,防止因看不清字迹而导致最终参会代表联系名单有误以及其他参会信息。
5、对需要预订返程票的参会人员做好登记并及时反馈票务信息
6、解答参会代表关于杭州的咨询信息,提醒其保管好贵重物品及其他注意事项
7、整理参会人员名单,做成通讯录,以便会议结束时发放到每个参会代表手中;
根据来宾登记制定返程人员名单,排好返程送站、送机时刻表