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商务会议接待一般流程

发布时间:2008-07-08 19:29:27.0

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商务会议接待一般流程

一、接待会议类别 ：
    1、各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班；企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。
    2 、接待会议人数：不限。
    3 、会议标准参考：（按客房的要求可提供各种标准的接待）。
   （1）会议酒店范围：二星级酒店，三星级酒店，四星级酒店，五星级酒店。
   （2）会议室范围：根据需要可提供 5 人至 1000 人的会议室或报告大厅。
   （3）会议用餐范围：我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等 ; 我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐最佳的用餐地点。
   （4）会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。
   （5）会议接站及用车我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆 ; 我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店，优惠价格提供会议期间用车服务。
   （6）会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。
   （7）旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
   （8）会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！（以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动、具体建议，具体策划、具体协商）。

二、会议接待程序：
(一）、会前
1、与会议主办方洽谈
2、提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4、确定方案，签订合同，预付定金。
   （二）、会中
1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
   （三）、会后
1、结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。

三、会议接待准备：
   1 、为会方砍价，节约经费，代订各地优惠客房
   2 、提供会议所需的白板、纸笔、音像设备、投影仪、互联网、普通多媒体及其它相应的服务；
   3 、为代表提供礼仪、公关、文秘服务；
   4 、代表展品的托运代办（航空、铁路、公路 )
   5 、为会议组织者提供互联网上网方便；

四、会议服务项目：
   1 、及时准确提供酒店、大小交通（机票、火车票）、旅游信息，针对您所需的服务项目第一时间的策划与报价。
   2 、如果您需要亲临现场考察，我们会有专人协助您的工作。
   3 、执行双方确认的协议条款，在保证您所需的服务的前提下，保护双方的合法权益
   4 、提供会议签到台，并有专人协助会务组分发资料，办理相关入住手续。
   5 、会议期间及时叫早、叫醒服务使参会代表安心休息。
   6 、参会代表离店前，有专人协助办理离店手续节省大家时间，同时为部分延住、晚离店代表办理相应手续。
   7 、会议期间，根据具体情况，适时提供会务人员部分免费房（ 1--2 间）。
   8 、根据会务组要求给会议重要领导住房赠送鲜花和水果。
   9 、协助会务组布置会场和绿化。
   10 、如果您需要在会议答谢宴会上穿插即兴的文娱活动，我们能为您安排最好的节目与演员、乐手，提升现场气氛。
   11 、免费为会议提供会议提示牌、水牌和席位卡。
   12 、根据实际情况，提供收费 / 免费机场、火车站接送服务，如有参会者需提前返程，可提前预定返程机票。
   13 、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一份具有当地特色的纪念品，我们会提供必要的服务及信息，并协助您采购。
   14 、如果您在会后需要为参会嘉宾提供一次难得的旅游活动，我们会为您提供最优质的旅游行程、游览到最好景区景点、安排最佳时间段飞机航班、品尝到当地最具代表性的风味餐、最好的导游、驾驶技术一流的师傅和车况良好的旅游车辆，同时报给您一个合适公道的价格。    15 、公关礼仪：　　　　　　
　礼仪小姐（现场礼仪接待，派发资料，形象展示）
　空飘（氢气球充气、升空）
   花篮（大、中、小号订做）
　签到笔薄（专业用品）
   摄影摄像（专业摄影公司、专业摄影师）
　 16 、印刷设计：很多文字性的宣传资料，由于量大不便携带，我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色 / 多色的制作；   意见调查表格；相关资料的打字、复印、印刷；彩旗的制作等。
　 17 、物品配送：
  酒水食品：如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品，我方可代购；   办公用品：代办会议期间，会务组所需的办公用品；
  纪念礼品   ：提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。
　 18 、订票服务：免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票；代订全国各地返程火车硬（座）卧铺车票。
　 19 、邮政速递：文件资料包含印刷品，信函、明信片、大、小件包裹的代为发送、寄出。    20 、汽车租赁：优惠价格提供会议期间用车服务。丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。
　五、会议会展服务指南
    1 、根据客房的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。
    2 、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。
    3 、会议期间免费提供 1-3 名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作。
    4 、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。
    5 、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。
    6 、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备
    7 、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。
    8 、按要求为会议期间的重要客人提供特殊照顾、服务（如提供高档豪华专车、娱乐建议等）。
    9 、以最优惠的价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的 “ 吃、住、行、游、购、娱 ” 的各项观考察安排。
   10 、按要求提供会议或会展期间的后勤保障工作和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和云南土特产及会议礼品。

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