| 青海商务会议会展专业接待 |
| 来 源: 本公司 | 发布时间:2008-07-04 20:54:39.0 | 作者:本公司 |
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A.会议服务流程： 沟通---{与委托方进行初步沟通，就委托方提出的问题提出预案供选择，推荐合适的会议型酒店、餐饮场所、会议交通、接待安排等}----策划----{根据用户想法和要求，提供可行性方案，并对方案做进一步沟通，力求以达到会议主办方的预期效果}----考察----{需要安排客户进行实地考察，对推荐的服务项目细节进行评估，并在此阶段对服务流程、推进计划、服务价格等内容进行探讨，大致明确双方的责任与义务}-----确定----{对预案及服务流程进行进一步推敲，把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议}----执行----{协议一旦签署必须严格执行，以保证各项工作的顺利进行，若在此期间，会议方需要提供原来协议之外的服务视为协议的延伸，需要签订临时协议，临时协议允许采取事前商议、事后结算的方式执行}----结算-----{双方财务人员认真核对各类单据明细，严格按照协议执行核算}。 B.服务项目 会议策划 依托强大的信息资源和服务体系，本公司在承办各种会议方面具有独到的专业优势，能够为客户提供吃、住、行、娱、购一整套完善的会议策划实施方案；从主题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排、接待宴请、媒体支持及政府关系协调等等，事无巨细。 会议策划会场预约 根据会议的级别及对周边环境的要求，选择会议举办地；并根据具体情况确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，提前预约； 会场布局设备安装调试 会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；另外根据会议需要，提供会议所需要的所有设备，并进行提前安装调试，确保会议的顺利进行； 设计制作印刷材料：根据会议的具体需求，提供会议材料的设计、印刷； 参会者的接送：根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店； 参会者的餐饮：参会人员的喜好，以及会场或下榻酒店的地理位置，为您预定安排各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等； 参会者业余时间的安排：根据参会人员的喜好或要求，介绍下榻酒店附近的娱乐设施，提供不同的休闲方式、旅游线路供你选择；公关礼仪 礼仪是企业形象、文化、员工修养素质的综合体现，规范合理的礼仪对塑造企业形象、提升企业文化起着至关重要的作用。本公司承办各种公关礼仪庆典活动，协助客户在重大的公关礼仪场合树立良好形象。 翻译服务 本公司拥有一支多年翻译经验的专业翻译人员和校审队伍，行文流畅，翻译精准，可提供各语种的口译、笔译服务。 设备租赁 本公司提供会议表决器、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影机、幻灯仪、投影仪、录像机、数据监视器、电视墙、灯光音响设备、摄像机、音、视频会议系统等；稳定优良的设备性能、专业的现场操作人员，将为会展活动的成功举办奠定基础。 会场布置 拥有专业的设计人员和精良的制作设备，可以根据会议的整体氛围和客户的要求进行各种室内外的装饰和布置。丰富的经验、创新的理念和先进的制作工艺将创造出最佳的现场效果，突出活动的主题，烘托活动气氛。 会议选址 1. 列出可供选择的清单 必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。 2. 选择合适类型的场所 选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。 酒店： 商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。 度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。 按地点划分 位于市中心：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流，良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。 位于海边：国家级度假区北海银滩内的星级酒店成群，海域海水纯净，陆岸植被丰富，环境优雅宁静，空气格外清新,可进行海水浴、海上运动、沙滩高尔夫、排球、足球等沙滩运动以及大型音乐喷泉观赏等活动。这类酒店也是大受欢迎的。 3. 会议类型与场所的搭配 # 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。 # 研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。 # 学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店）。 # 重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。 # 对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市的交通必须便利。 4. 现场参观注意事宜 在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件： 报价方（酒店）接受和同意会议明细表中各项事宜； 报价房（酒店）应是侯选名单中较好的一个； 对报价（酒店）方拟订的合同条款基本接受。 5. 亲临现场实地考察 对于亲临现场进行考察应注意以下五点： 会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；只要可能，一定要在酒店建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；考虑是否需要以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况，还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；考虑另一家酒店作为“备选”，以便谈判一旦失败不至于太被动。 会议室布置的种类： 1.礼堂式：面向房间前方摆放一排排座椅，中间留有较宽的过道。特点：在留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅；观众没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。 2.教室式：房间内将桌椅安排端正摆放或成“V”型摆放，按教室式布置房间根据桌子的大小而有所不同。特点：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。 3.弦月式：房间内放置一些圆形或椭圆形桌子，椅子只放在桌子的一面，以便所有观众都面向屋子的前方。 4.方形中空式：桌子摆成方形中空，不留缺口。椅子摆在桌子外围。 5.马蹄形或“U”形：将桌子连接着摆放成长方形，但空出一个短边。椅子摆在桌子外围也可以内外都摆放。 会议预算 制定预算,实现财务目标的重要保证，预算中的费用有两类： 固定费用：不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。在筹划活动过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑所编制的费用预算。在合同中，应对应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况留有余地。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。 可变费用：是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。 成功案例 行程： 第1天 会议代表从各地抵达西宁， 住：西宁 我社安排导游手捧哈达迎接各班次的会议代表，晚餐后入住酒店休息; 欢迎仪式 （机场接机） - 工作人员手举醒目的接机牌，负责将客人引导至专车停车处并协调登车前往酒店 - 在前往酒店的30分钟车程中，播放青海当地悠扬、高亢的民族歌曲，营造气氛酒店入住 - 酒店外悬挂欢迎横幅 - 酒店大堂设会议专用签到台，2名工作人员负责会议签到 - 签到桌旁竖立《高原反应注意事项》 - 会议小手册（会务组提供） - 餐券/房卡（会务组提供） 酒店内用自助晚餐 第2天 全体会议，欢迎晚宴 住：西宁 07：30：叫早 08：00：宾馆二楼餐厅用自助早餐 08：30：全体大会 12：00：用午餐 13：00：会议代表房间休息 14：00：全体大会 18：00：晚宴 第3天 西宁/日月山/青海湖/沙山/金银滩大草原/西宁 住：西宁 早餐后赴倒淌河、日月山参观。日月山海拔3500米，是青海省农业区与牧业区、黄土高原与青藏高原、汉文化与藏文化的分界线。之后抵达中国最大内陆咸水湖—青海湖，午餐后游览青海湖，之后乘车经沙山到金银滩草原（自费：骑马20元/小圈或由客人自行谈价，由于当地牧民多，请一定讲清楚所要骑的地点、时间、价格后再骑，本地马匹基本经过驯服，比较温顺，但切记勿狂奔；可品尝青稞糌粑、奶茶、青稞酒等） 06：30：叫早起床 07：00：宾馆用早餐。（自助） 08：00：从宾馆出发赴青海湖。 09：30：参观日月山，文成公主像，日亭。 10：10：乘车赴青海湖参观。 11：00：青海湖湖畔藏式礼迎 11：30：乘船游青海湖。（从湖畔码头乘船至二郎剑） 12：30：湖畔用中餐 13：30：乘车赴金银滩草原。途经美丽的沙山，拍照 14：30：到达金银滩草原，欣赏草原风光。（自费项目：骑马 藏族家访） 16：30：从金银滩草原返回西宁 18：00：会议代表用晚餐。 第4天 西宁/李家峡/坎布拉国家风景区/西宁 住：西宁 早餐后乘车抵达黄河上游的大型水电站李家峡，乘游船穿过“高峡出平湖”李家峡。四周惟妙惟肖的丹霞地貌尤如壁立，沿途游览美丽的丹霞地貌奇观，乘船至风景独特的松巴峡游览 07：00：叫早。 07：30：宾馆用早餐。（自助） 08：30：从宾馆出发赴李家峡水库参观 10：00：在青沙山拍照，欣赏美丽的油菜花景色 11：30：观黄河上游风光 12：00：抵达李家峡宾馆餐厅用午餐 13：00：乘船游李家峡水库，至著名的“小三峡”——松巴峡后返回岸边 15：30：返回西宁 19：00：代表们用晚餐 第5天 早餐后代表们乘车赴著名的藏传佛教六大寺院之一、宗喀巴大师的诞生地、以“艺术三绝”闻名遐迩的塔尔寺参观，午餐后送团！ 07：00 酒店叫早 早餐 08：00：乘车赴塔尔寺 11：00：乘车返回西宁 12：00：午餐送团 会议操做细则： 会议室安排： -青海宾馆多功能厅（位置及摆放图（略）） -会场布置课桌形式(100－150人) -铅笔/白纸/茶水供应 -事先摆放大会会议资料/讲义在椅子. 车辆安排：接送机（站）时间表（略） -安排5辆33座豪华空调大巴 -每车放置会议主题车头牌 -每辆车上提供3箱矿泉水（每箱30元 24瓶装） -每车配备1名中文导游全程讲解 -每名导游持会议旗帜供客人辨认 - 接送飞机： 1200元/趟（44座大巴车） 800元/趟（33座大巴车） 650元/趟（22座中巴车） 300元/趟（9座面包车） 200元/趟（桑塔娜） 400元/趟（豪华小轿车） 400元/趟（豪华小轿车） - 旅游用车：6000元/车（33座大巴车） 8000元/车（45座大巴车） 房费：- 青海宾馆（四星）：上八：480元/间晚（含早） 自费项目：青海宾馆内有美容沙龙 -保龄球（10元/局）； -温泉游泳馆（15元/人）； -中医保健按摩：80元/全身； -足疗：60元/人 导游服务费： - 接送机车及会议期间：260元/导游天 - 旅游期间：20元/人天*2天=40元/人 餐饮费： 每餐菜单（略） - 普通用餐：80元/人餐； - 青海湖景区用餐：50元/人餐； - 金银滩草原风味餐：60元/人餐； 宴会：1000元/桌； 门票：塔尔寺：85元/人；日月山：25元/人； 青海湖（含船）：150元/人；互助（含风味餐）：45元/人； 博物馆：25元/人；李家峡（游船+门票+环保费）：130元/人 其他： - 会议室：5000元/天； - 投影仪：800元/次； - 哈达：5元/条； - 歌舞表演：4000元/场（1.5小时/场，专业演员表演）； - 矿泉水：30元/箱（24瓶/箱）； - 横幅：200元/条； - 迎宾礼仪服务人员：240元/位天； - 礼品：虫草10克精致盒装：400元、 人参果400克精致盒装：50元； 枸杞子400克精致盒装：40元； 牛肉干：40元/袋；费用不含个人消费；计划外消费；费用说明此价格是虚数，不能做会议报价； 会议接待范围 【接待会议类别】：各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班；企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等各类型会议等。 【接待会议人数】： 不限。 【会议标准参考】：按客户的要求可提供各种标准的接待 （1）会议酒店范围： 二星级酒店（★★）， 三星级酒店（★★★），四星级酒店（★★★★），五星级酒店（★★★★★）。 （2）会议室范围：根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。 （3）会议用餐范围： 25元/人/天--180元/人/天，多种标准供选择。 （4）会议用车范围：商务车，丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，任你们选择。 （5）会议接站及用车：专车全天接站；优惠价格提供会议期间用车服务。 （6）会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。 （7）旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。 （8）会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！ （9）会议礼品：向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会议礼品的解说与建议工作。 （10）按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、 铁路托运和本地土特产及会议礼品。 |
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