重庆会议场所（选址）
选择一个能让会议组织者和参会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？我公司（创意会展）建议你考虑以下几个步骤：
1. 确定会议目的
大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。
2．列出可供选择的清单
选择会议场地的工作清单先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。我公司（创意会展）建议清单细节如下：
地区
- 1．费用(成本)与便利性。
- 2．是否邻近机场。
- 3．轿车或出租车是否足够。
- 4．充足的停车空间。
- 5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。
环境
- 1．当地有何观光点。
- 2．购物。
- 3．休闲活动。
- 4．天候状况。
- 5．环境是否良好。
- 6．餐厅。
- 7．当地治安是否良好。
- 8．社区经济状况。
- 9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。
- 10．当地相关部门支持与服务情况。
- 11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
设备
- 1．保安人员与服务人员是否友好、做事效率如何。
- 2．大厅(是否整洁、吸引人)。
- 3．报到处是否容易找到：
- (1)是否有足够房间供工作人员使用。
- (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。
- (3)接待处的人力是否足够。
- 4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。
- 5．询问处是否全天候有人值班。
- 6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。
- 7．对客人的服务：
- (1)邮局。(2)礼品店。(3)柜台服务。(4)保险箱。
- 8．舒适、整洁的饭店住房：
(1)家具是否完好。
(2)现代化冲浴设备。
(3)充足光线。
(4)足够的衣橱空间与衣架。
(5)烟雾警示器。
(6)火灾逃生资料是否清楚。
(7)冰箱和小酒吧。
(8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。
(9)是否在每层楼有冰块和饮料。
(10)电梯服务。
(11)标准房与豪华房的大小。
(12)是否有特别楼层提供特殊服务。
(13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。
(14)订房的程序和方法。
(15)房间类别，如高楼层或低楼层，面江景或面山景。
(16)每一种类别的房间数。
(17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。
(18)会议房价与一般房价如何。
(19)何时能提供确定的会议房价。
(20)是否需要保证数量与订金。
(21)进房与退房的时间。
(22)什么时间取消已预订的房间。
(23)付款方式。
(24)接受哪几种信用卡。
(25)万一取消订房，退款方式为何。
重庆会议场所(选址)之会场空间
- 1．会议室大小(面积)。
- 2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。
- 3．会议室隔音设备是否良好。
- 4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。
- 5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。
- 6．固定设备如黑板、银幕和家具。
- 7．障碍物如圆柱。
- 8．视听设备：
(1)视听效果，是否后座的人可以看到银幕。
(2)会议室天花板高度。
(3)是否有装饰灯架。
(4)装饰的镜子是否会反光。
(5)是否有窗帘遮住窗户光线。
(6)电源控制位置。
- 9．火灾逃生口。
- 10．公共区域是否整洁。
- 11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。
- 12．房间和公用电话是否很方便。
- 13．洗手间数量、位置，是否干净。
- 14．衣帽问数量、位置。
- 15．其他服务：
(1)足够空间放置家具和器材。
(2)良好光线。
(3)很容易让与会者找到。
(4)足够的电源插座。
(5)安全性。
(1)桌子：①1．83米宽x 2．44米长。②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。
(2)椅子：舒适并适合较长会议使用。
(3)舞台：①不同高度的舞台。②有地毯和铺裙边的舞台。
(4)讲台：①站立式讲台。②有灯光的讲台。
(5)黑板和布告栏。
(6)指示架。
(7)废纸篓与垃圾桶。
(8)照明灯与辅助灯设备。
(9)灯光控制盘。
(10)报到台。
(11)麦克风。
餐饮服务
1．公共区：
- (1)清洁与外观。
- (2)备菜区是否干净。
- (3)在最忙时段是否有足够人力。
- (4)工作人员态度。
- (5)有效、快速的服务。
- (6)各式菜单。
- (7)价格范围。
- (8)预订的方式。
- (9)灯光控制盘。
- (9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。
大型活动：
- (1)费用(成本)。
- (2)创意性。
- (3)质量与服务。
- (4)多样菜单。
- (5)税和小费。
- (6)在活动前要求涨价。
- (7)特别服务。
- (8)特制菜单。
- (9)提供主题宴会的建议。
- (10)独特的茶点。
- (11)素食和节食者的食物。
- (12)餐桌布置。
- (13)舞池。
- (14)宴会桌的尺寸。
- (15)8人座／10人座。
3．酒的规定：禁止服务时段。
4．现金交易酒吧规定：
- (1)调酒师费用和最低计费小时。
- (2)出纳人员费用。
- (3)点心价格。
- (4)保证数量规定。
- (5)何时需要提供保证数量。
- (6)准备的份量超过保证数量的最大极限。
展览空间
- 1．有多少卸货点，距离展览区多远。
- 2．是否有货运接收区。
- 3．设备：排水系统、电力、煤气、电话插座。
- 4．最大地面承载量。
- 5．警卫区。
- 6．防火逃生口。
- 7．展览与餐饮、洗手间、电话的距离。
- 8．是否有充分时间进、出场。
- 9．是否需要特别装潢来增加场地外观。
- 10．灯光是否需要补强。
- 11．展览场地是否接近会场。
- 12．救护站是否靠近。
- 13．是否可提供展览厂商一间临时办公室。
- 14．存放打包箱的地区和方式。
3. 选择合适类型的场所
选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
酒店：按类型划分
这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
这类酒店一般建在旅游胜地或江边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。
按地点划分：
在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流，良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。
对于需乘飞机从外地而来的与会者来说，位于市郊的酒店可能不是很吸引人。从机场至会场和住地要花不少时间，不适宜选择这类酒店，而对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店也是大受欢迎的。
4. 会议类型与场所的搭配
- 举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。
- 研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。
- 学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定（一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店）。
- 重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。
- 对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场所在城市的交通必须便利。
5. 现场参观注意事宜
- 在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：
- 报价方（酒店）接受和同意会议明细表中各项事宜；
- 报价方（酒店）应是侯选名单中较好的一个；
- 对报价（酒店）方拟订的合同条款基本接受。
6. 亲临现场实地考察
对于亲临现场进行考察应注意以下五点：
- 会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；
- 只要可能，一定要在酒店建议的日期去进行参观考察。最好不要在酒店客满时去参观考察；
- 不要出于个人原因再次参观酒店；不要随带家属同行；
- 考虑是否需要以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况，还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的； 考虑另一家酒店作为“备选”，以便谈判一旦失败
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